Registrera studerande med excelfil

När en utbildningsomgång är skapad och samtliga kursomgångar är inlagda på den kan ni registrera studerande. Det görs lättast via excelregistrering. Bifogat längst ner i denna artikel finns en excelmall ni kan utgå ifrån. Det går även bra att använda en befintlig fil t.ex den ni laddar ner från yh-antagning ”Exportera utbildningens antagna sökande för import till studerandesystem” och mappa rätt kolumner.

Information som måste finnas i excelfilen(observera att kolumnen inte behöver ha samma namn, det går att mappa om vid registreringen):

• Förnamn
• Efternamn
• personnummer
• e-post
• Registreringskoden för utbildningsomgången (se bild lite längre ner)

Information som är bra om den finns i excelfilen:

• Svenskt mobiltelefonnummer (om ni vill kunna skicka sms till de studerande. Systemet accepterar inte utländska telefonnummer). Elever kan själva lägga till sitt mobiltelefonnummer i systemet efter registrering.

Varje utbildningsomgång har en unik registreringskod, den hittar ni på utbildningsomgången:

För att starta registreringen, gå till Registrera elever från excelfil:

Man börjar med att skriva in vilken kund(ort) de studerande ska kopplas till. Efter det så klickar man på "Välj fil" för att välja den Excel-fil man vill ladda upp. När man valt sin fil så klickar ni sedan på "Ladda upp". 

När man klickat på "Ladda upp" så tar systemet emot filen och går igenom den. Det tar någon sekund, sedan presenterar systemet nästa steg i processen. Här så vill systemet att man ska identifiera de kolumnrubriker som finns i filen och matcha dem mot de olika delarnas om är möjliga att ha i filen: 

Kolumnen i excelfilen som innehåller Registreringskoden för utbildningsomgången heter med fördel Utbildningsomgång. I bildexemplet ovan heter kolumnen i excelen Registreringskod. Då behöver ni välja att den ska mappas mot utbildningsomgång.

Här så är de förbestämda delarna i systemet till höger och de olika kolumnrubrikerna till vänster. Kontrollera att kolumnen från excelfilen matchar mot kolumnen i Omniway. Om det är en kolumn i excelfilen som inte ska in i systemet, välj Ej relevant för den kolumnen.

I nästa steg kontrollerar ni uppgifterna. Se till att Skicka studieplan till elever är ikryssad så att ett registreringsmejl går ut:

När registreringen är klar behöver ni ange vilken utbildare som ska undervisa på kursen/kurserna. Det kan ni läsa mer om här. Observera att utbildaren måste vara inbjuden och ha accepterar sin inbjudan för att kunna vara valbar.