Registrera elever och kurser från en Excel-fil

Från vissa kunder så får man alla elever som ska gå en kurs hos oss tillskickade till oss via en Excel-fil. Vi har byggt ett verktyg för att kunna importera alla elevuppgifter direkt in i systemet. Detta är det första man ser när man kommer in i modulen:

Man börjar med att skriva in vilken kund eleverna ska kopplas till. Efter det så klickar man på "Choose File" för att välja den Excel-fil man vill ladda upp. När man valt sin fil så klickar man sedan på "Ladda upp".

Här är nog ett lämpligt ställe att skriva om hur denna Excel-fil bör se ut för att den ska fungera som bäst.

Man kan i Excel-filen lägga till olika kolumner och överst i dessa kolumner så måste det stå rubriker om vad kolumnen handlar om.

Några krav på vilka kolumner som måste finnas existerar och dessa är:

Namn 

Efternamn 

Personnummer

E-post

På så sätt så får man in alla elever, men då måste man sedan registrera kurserna manuellt på eleverna.

Utöver dessa kolumner så kan man även lägga till:

Kurskod

Kurskod för lokal kurs

Kurskod för ett kurspaket

Startdatum

Slutdatum

Adress

Postnummer

Postadress

C/O-adress

Hemtelefon

Arbetstelefon

Mobiltelefon

Antal timmar som får faktureras

Studieform

Lösenord

Om man vill registrera flera kurser på samma elev så skapar man en rad för varje kurs.

När man klickat på "Ladda upp" så tar systemet emot filen och går igenom den. Det tar någon sekund, sedan presenterar systemet nästa steg i processen. Här så vill systemet att man ska identifiera de kolumnrubriker som finns i filen och matcha dem mot de olika delarnas om är möjliga att ha i filen:

Här så är de förbestämda delarna i systemet till vänster och de olika kolumnrubrikerna till höger. I mitt exempel här så har systemet förstått de flesta delarna men rubriken "Folkbokf ort" har systemet inte förstått vad de är för något. Jag klickar på droplisten bredvid det och försöker matcha den kolumnen. Jag matchar den mot "Postadress".

Lösenord kan man ha i Excel-filen om man vill:

Men generellt så brukar vi inte skriva in lösenord i filen, och vi brukar inte heller ändra lösenord på existerande konton.

När man är redo att låta systemet lägga in eleverna så klickar man på "Validera och visa förslag". Då går systemet igenom filen en gång till och tar med den matchning vi nyss gjort.

Det kan komma upp en del varningar i detta steg. Systemet kommer att varna på t.ex. om en elev redan finns i systemet eller om t.ex. ett telefonnummer är felaktigt, eller en elev som redan läser en kurs som finns i filen.

Om det är röda varningar här så måste man bearbeta om Excel-filen och åtgärda felen och sedan försöka ladda upp den på nytt. 

Om det bara är gula varningar så går det att gå vidare med registreringen.

Om man nu är säker på att allting är korrekt så bockar man i "Jag bekräftar att informationen stämmer". Man väljer om man vill skicka studieplaner till kund och elev, sen klickar man på "Registrera kurser". 

Nu läggs detta i en kö och körs av våra servrar så snart det finns plats.